近年需要が高まっていた「バーチャルオフィス」は、新型コロナウイルスの影響もあって、ますます需要が高まってきています。しかし、それが実際にどのようなものなのか知らない方もまだまだ多いのが現実です。

ここでは、メリットやデメリットを含めて、サービス内容などバーチャルオフィスに関する多くの方が抱えている疑問について分かりやすく解説しています。これを読めばバーチャルオフィスの概要を把握することができます。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、英語の「virtual」と「office」を組み合わせた言葉で、直訳すると「仮想事務所」となります。レンタルオフィスやシェアオフィスと混同している方も少なくないようですが、それらとの大きな違いは、その字の通りにオフィス自体をもっていないところです。

レンタルオフィスとシェアオフィスを利用する主な目的は、仕事をする場所を確保することですが、バーチャルオフィスは下記の表で示したサービスを利用することを目的としています。

以下に各サービスの詳細を紹介します。

住所の利用

バーチャルオフィスを利用する最大の目的が「住所の利用」です。「住所貸し」とも呼ばれますが、東京などの都会では、名の知れた一等地を名刺やホームページなどに記載できる大きなメリットがあります。

ビジネスを行う場合に、自宅を会社の住所にできない方も少なくありません。バーチャルオフィスであれば、多少の費用はかかりますが、法人の本店や支店の住所として登記することも可能です。

郵便物の受取・転送

会社の住所にすれば当然郵便物も届きますので、郵便の受取は基本サービスとなっています。もちろん宅配の受取もしてもらえますし、荷物の転送サービスを無料としているところもあります。

会議室の利用

普段はオフィスが必要ない方でも、稀にお客様との商談や会議が必要になる場合もあります。そのため、バーチャルオフィスではオプションサービスとして会議室の利用を提供しているところがほとんどです。

あらかじめ会議室が必要であることが分かっている場合は、会議室の有無を確認しておくことをおすすめします。そうでなければ貸し会議室の手配に時間も手間もとられてしまい、仕事に支障をきたしてしまうことが考えられます。

書類の保管

法人を設立すれば、定款や株主名簿などの重要書類を保管しなくてはいけませんし、IT化が進んでいる中でもかさばる書類はどうしてもどんどん増えていきます。自宅で大量の書類を保管しても構いませんが、バーチャルオフィスであればセキュリティ面でも安心です。

電話番号・FAXの利用

携帯電話で仕事ができる世の中になりましたが、やはり法人の場合は固定電話があるとないとでは信用が大きく変わってきます。電話番号やFAXの利用はもちろん、携帯電話への転送サービスも利用することができます。

バーチャルオフィスのメリット

住所や電話番号や会議室などを利用できて、郵便物の保管や重要書類の管理もしてもらえるバーチャルオフィスには、その他にもいろいろなメリットがあります。

利用までの手続きが簡単

実在するオフィスを借りるためには、多くの候補を探して現地へ足を運んで内覧を行い、不動産業者などとも交渉する必要があります。場合によっては物件が空くまでに何ヶ月も待たされることもあり、そうでなくても契約にある程度の時間がかかってしまいます。

その点バーチャルオフィスであれば、サービス内容を確認さえすればわざわざ現地へ訪れる必要もなく、申し込みをして簡単な手続きを済ませれば、すぐに開業に必要な住所を利用することができます。

開業費用を大幅に節約できる

アパートやマンションとは異なり、事務所を借りるためにはかなりの敷金・礼金が必要になります。バーチャルオフィスであれば敷金も礼金も必要ありませんし、保証金も不要です。

開業してはじめから複数の従業員を抱える場合には、通常デスクや電話やパソコンなどの設備を整えなくてはいけませんが、バーチャルオフィスであれば設備費への投資も不要です。また、電話代行サービスなどを利用すれば、毎月の人件費も抑えることができます。

プライバシーを守れる

自宅をオフィスにできる場合でも、そうなると仕事とプライバシーを分けることが困難になってしまいます。当然費用は発生しますが、バーチャルオフィスを利用すれば会社の登記簿にも自宅の住所を載せる必要がなくなるため、プライバシーをしっかり守ることができます。

自然災害などの緊急事態にも強い対応力

大きな地震や台風などが起きると、社員が会社へ出社できなくなることも十分に考えられますし、建物や通信網が被害にあう場合もあります。そうなると業務を一時停止しなくてはいけなくなってしまいます。

その点バーチャルオフィスであれば、たとえ社員の誰かが被害を受けても、すべての業務を停止することを回避できます。もちろん、オフィスは実在しないので、建物に被害を受けることはありません。

バーチャルオフィスのデメリット

多くのメリットをもつバーチャルオフィスにも、事前に把握しておいた方がいいデメリットもあります。

信頼を失う可能性もある

バーチャルオフィスを利用するメリットに、信頼度の高い住所を利用できることがあります。しかし、取引相手に後からバーチャルオフィスを利用していることを知られてしまうと、大きなマイナスイメージをもたれてしまう危険性もあります。

最悪そのことで取引を停止されてしまう可能性もあるため、そのようなことがあってもいいように、日頃から信頼をしっかり得られる仕事をしておくことが重要です。

作業スペースの確保が必要

開業するときには作業スペースが必要なくても、事情が変わることも珍しくありません。最初は人手が必要ないと思っていても、事業が上手くいくほどバーチャルオフィスでは対応できなくなることもよくあります。

バーチャルオフィスは、いろいろなことも考えたうえで利用の判断を間違わないようにすることが事業主にとっては重要です。突然作業スペースが必要になることも考え、対策をとっておきましょう。

バーチャルオフィスを利用に向いている人

開業するのにあまりお金をかけられない方にはバーチャルオフィスがおすすめですが、その他にも利用が向いている方はたくさんいます。

オフィスが必要ない職種

IT関連など、パソコン1台あれば仕事ができる職種の方は増えています。複数のスタッフを抱えていてもネットビジネスを展開している経営者も、個人商売をしている個人事業主も、特にオフィスが必要ない方にはバーチャルオフィスが向いています。

店舗を多くもっている事業主

飲食店など複数の店舗をもつ事業者で、オフィスワークにそれほど人員が必要ない場合は、本社をバーチャルオフィスにするという活用法もあり、最近ではそのような利用が増えています。会社へ訪れる取引先や顧客がいなければ、無理にオフィスを構える必要はありません。

バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスは全国にて急増中で、東京などの都会にはたくさんの選択肢がすでに用意されています。地方と都会では利用者も異なりますし、もちろん利用料金でオフィスを選ぶ方が多いのが現実です。

ただし、月額料金が高ければそれだけサービスが充実している可能性が高く、オフィスによって提供しているサービスや内容にも違いがあります。利用できる住所も異なりますので、それらの点を総合的に判断して、もっとも自分たちの目的に合っているオフィスを選択してください。

また、オフィスによって電話対応の仕方も異なります。今ではインターネットでオフィスの評判を調べることもできますので、簡単に利用できるオフィスではありますが、事前調査には十分な時間をかけることをおすすめします。

まとめ

その名の通りに「仮想の事務所」で、基本的にはオフィスが実在しないのがバーチャルオフィスであり、その点がレンタルオフィスやシェアオフィスとの大きな違いです。特にオフィスが必要のない事業者やフリーランスなどには、開業資金や月々の経費を抑えることができ、都会の一等地にも住所をもつことができるところがバーチャルオフィスの大きなメリットです。

しかし、頻繁にミーティングや商談が必要になった場合は不便な面も多くなり、顧客に利用していることを知られたときには信頼を失うデメリットも持ち合わせています。仮にバーチャルオフィスではなくレンタルオフィスをお探しで、当社の防音やセキュリティも万全なレンタルオフィスをご利用ください。