働き方改革やコロナ禍の影響で雇用形態の多様化が進み、オフィスの在り方は日々進化しています。また、起業やフリーランスを検討している方にとっては、ワークスペースの確保が重要な課題となります。

そのような中で最近注目を集めているのが、レンタルオフィスです。この記事では、レンタルオフィスを使用する際に必要な契約やその内容について解説します。

レンタルオフィスは「サービス利用契約」

レンタルオフィスの利用に際しては、サービス利用契約を結ぶ必要があります。ここではその契約形態やメリットをご紹介します。

サービス利用契約とは

サービス利用契約とは、提供されるサービスに対して当事者間での合意内容を書面にして締結する契約形態になります。

例えば、ネットカフェやカラオケボックスの個室利用もサービスの提供に当たりますが、利用の度に書面で契約を締結するということはあまりないかと思います。

レンタルオフィスについては、このサービス利用契約を締結することによって提供者および利用者の信頼性を担保することができるため、安心して継続利用をすることができます。

初期費用が安い

レンタルオフィスは、通常の賃貸オフィスに比べて初期費用を安く抑えることができます。

賃貸オフィスでは、敷礼金や前家賃、仲介手数料、火災保険料などで月額家賃の4～6倍程度の費用が発生しますが、レンタルオフィスはサービス利用契約のため、初期費用は月額賃料の1ヶ月分程度が一般的です。

利用するまでの期間を短縮できる

レンタルオフィスは、契約から数日～数週間程度での入居が一般的です。そのため、すぐに業務を始めたい方や、急いでオフィスを確保したい場合には大きなメリットとなります。

柔軟な契約期間

通常の賃貸オフィスの契約期間は2年が一般的ですが、レンタルオフィスでは1ヶ月～1年程度の契約期間となっているため、将来的なオフィスの移転を検討している場合や一時利用などにもフレキシブルに対応できます。

設備が揃っている

レンタルオフィスではデスクやオフィス家具などがサービス内容に含まれているため、入居してからすぐに業務をスタートすることができます。また、光熱費などの諸費用も含まれているので、月額利用料以外の負担が発生しないのも特徴です。

また、オプションで住所利用や法人登記が可能なレンタルオフィスもあるので、起業やフリーランスの事務所としての利用にも対応しています。

オフィス形態の違いによる契約の違いを解説

レンタルオフィスはサービス利用契約を締結するということはお伝えしましたが、通常の賃貸オフィスの契約形態についても解説します。

賃貸借契約とは

通常の賃貸オフィスを借りる場合には、賃貸借契約を締結します。賃貸借契約は居住用のアパートやマンションと同様の契約形態のため、レンタルオフィスに比べて初期費用が高く、契約期間が長めに設定されています。

初期費用が高くなる理由

賃貸借契約は、借地借家法という法律に基づいています。民法にも賃貸借の規定がありますが、民法では当事者は対等であることが原則のため、借主を保護する目的で借地借家法が定められています。

借地借家法では、貸主から解約や更新の拒絶を申し出るには正当事由が必要なため、貸主に不利な契約になりがちです。そのため、貸主のリスクを抑える目的で、敷礼金や前家賃、保証会社利用料を初期費用として支払うことが一般化しています。

また、賃貸オフィスは不動産会社を通しての契約となるため、原則として賃料1ヶ月分までの仲介手数料の支払いが発生します。

レンタルオフィスの契約であるサービス利用契約においては、上記の借地借家法の適用外のため、そのような初期費用が不要となり、結果として初期費用を抑えることができています。

契約期間が固定されている

賃貸借契約の契約期間は、2年間となっている場合がほとんどです。契約期間についても借地借家法で規定があり、1年未満の契約だと期間の定めのない契約とみなされるため、貸主に著しく不利になってしまいます。

ただ、1年契約だとサイクルが早くなりすぎてしまうため、賃貸借契約は現状では2年契約が一般化しています。レンタルオフィスではこうした法律上の規制や慣例が適用されないため、柔軟な契約期間が可能となっています。

設備投資やランニングコストが掛かる

通常の賃貸オフィスでは、オフィス設備の初期投資が必要になります。またライフラインやインターネットなどの契約も別途しなければならず、オフィスの契約以外にもさまざまな手間がかかります。

契約後もそれらのランニングコストを想定しておく必要があるため、負担軽減という点から見るとレンタルオフィスは有利と言えます。

法人契約と個人契約の違いは？

起業してレンタルオフィスを契約する場合、法人登記済か個人事業主かで契約時に必要なものも変わってきます。レンタルオフィスごとに必要な書類は変わりますが、それぞれで主に必要な書類について解説します。

法人契約の場合

法人契約の際の必要書類は主に以下になります。

✓ 申込書
✓ 会社概要（事業内容・株主構成が分かるもの）
✓ 印鑑証明書
✓ 会社登記謄本（履歴事項全部証明書）
✓ 代表者の身分証明書
✓ 代表者の住民票

法人契約では、会社登記謄本の提出が必要になります。他に保証人の書類提出を求められることもあります。

個人契約の場合

個人契約の際の必要書類は主に以下になります。

✓ 申込書
✓ 印鑑証明書
✓ 身分証明書
✓ 住民票
✓ 事業内容書、経歴書等
✓ 保証人書類（住民票・身分証明書・印鑑証明書）

個人契約では、登記謄本の代わりに事業内容書や自身の経歴が分かるものの提出を求められる場合があります。レンタルオフィスによっては保証人の書類は不要の場合もあります。

契約前に確認すべきポイント

レンタルオフィスの利用を急ぐあまり、契約後に想定と違ったということがあると、その後の業務に支障が出てしまいます。ここでは、契約前に確認しておきたいポイントをご紹介します。

契約時の初期費用

広告に記載されている費用の他に、火災保険料や退去時の原状回復費用などが初期費用に盛り込まれることもあります。実際に掛かる初期費用の総額はいくらになるのか、きちんと確認しておくことがポイントです。

賃料・更新料

月額賃料の確認はもちろんですが、賃料の他に別途オプション料が掛かる場合もあるので、月額総額の確認も必須になります。また、月額賃料が格安なレンタルオフィスの場合は、年会費の有無にも注意しましょう。

他に、更新時や退去時の費用についても契約前に確認しておくことが大切です。

付帯設備の有無

オフィス家具やネット環境などの必要な設備が揃っているかも確認しておきましょう。テレワークの場合は、プリンタやＦＡＸ、郵便物の受け取りが可能かも大事な要素になります。起業やフリーランスの場合は、住所利用や法人登記が出来るかも重要です。

立地

駅から近いか、静かな環境かなど、ビジネスをする上で重視する点は人それぞれです。単純に賃料のみでなく、優先順位を決めてからそれに最適な立地のレンタルオフィスを探すことをお勧めします。

また、立地の住所で犯罪歴などがあると銀行口座の開設が困難になることがあるため、併せて確認しておきましょう。

利用時間など

レンタルオフィスによっては利用時間が定められている場合があります。自身の業務時間が利用時間内に収まっているかの確認も必要です。また、会議室の利用時間や混雑状況を確認しておくことも大切です。

まとめ

昨今の需要の高まりに伴い、さまざまなレンタルオフィスが誕生しています。今ではたくさんの情報があるので迷ってしまいがちですが、この記事があなたの理想のレンタルオフィスを見つけるご参考になれば幸いです。

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